Pro Warehouse, gevestigd aan Hullenbergweg 103, 1101 CL Amsterdam, is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die via onze website https://www.prowarehouse.nl, gerelateerde extensies, e-mailcommunicatie en andere middelen worden verzameld. De verklaring geldt voor bezoekers van onze website, klanten, zakelijke relaties, bezoekers van evenementen, sollicitanten en andere betrokkenen, met uitzondering van personen die werkzaam zijn bij Pro Warehouse.

Contactgegevens

Website: https://www.prowarehouse.nl
Adres: Hullenbergweg 103, 1101 CL Amsterdam
KVK-nummer: 34259112
Tel: +31 88 776 70 00
E-mail: info@prowarehouse.nl

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via de bovenstaande gegevens.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Pro Warehouse verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten, bestellingen plaatst, solliciteert, contact met ons opneemt of anderszins met ons communiceert. Hieronder vind je een overzicht van de categorieën persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken:

Identificatie en contactgegevens

Voor- en achternaam
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
IP-adres

Gebruiks- en gedragsgegevens

Gegevens over jouw activiteiten op onze website

Betaal- en transactiegegevens

Betalingsgegevens

Sollicitatiegegevens

Sollicitatiegegevens (zoals sollicitatiebrief, Curriculum Vitae (CV), referenties en correspondentie)

Tenders en aanbestedingen

Gegevens van contactpersonen die betrokken zijn bij tenders en aanbestedingen (zoals naam, functie, zakelijke contactgegevens en ondertekende verklaringen)

Overige actief verstrekte gegevens

Overige persoonsgegevens die je actief aan ons verstrekt (bijvoorbeeld in correspondentie, telefonisch contact of door een profiel op onze website aan te maken

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens op basis van wettelijke verplichtingen, zoals gegevens voor de belastingaangifte of identificatieplicht.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Wij verwerken geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

Doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens

Pro Warehouse verwerkt persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. In de onderstaande tabel lichten we per doel toe op basis van welke grondslag(en) de verwerking plaatsvindt en wat deze inhoudt:

Doel van verwerking	Wettelijke grondslag	Toelichting
1. Contact en communicatie
Klantcontact en support	Uitvoering van een overeenkomst / gerechtvaardigd belang	Voor het beantwoorden van vragen of het bieden van ondersteuning
Informatie over wijzigingen in diensten of producten	Uitvoering van een overeenkomst / gerechtvaardigd belang	Je informeren over relevante updates
Sollicitatieprocedure	Toestemming / precontractuele maatregelen	Voor de beoordeling van sollicitanten en communicatie hierover
Deelname aan tenders en aanbestedingen	Gerechtvaardigd belang / precontractuele maatregelen / wettelijke verplichting	Voor het voorbereiden, beoordelen en indienen van inschrijvingen op aanbestedingen
Contactverzoeken via website of e-mail	Gerechtvaardigd belang	Voor het behandelen van contactaanvragen of informatieverzoeken
2. Dienstverlening en uitvoering
Accountbeheer en registratie	Uitvoering van een overeenkomst	Voor toegang tot klantportalen of bestelomgevingen
Levering van producten en diensten	Uitvoering van een overeenkomst	Voor het uitvoeren van bestellingen en leveringen
Afhandelen van betalingen	Wettelijke verplichting / uitvoering van een overeenkomst	Voor facturatie, betaling en naleving van fiscale wetgeving
3. Analyse en Marketing
Analyse van websitegebruik (via cookies)	Toestemming	Zie onze Cookieverklaring voor details
Verzenden van nieuwsbrieven en marketing	Toestemming	Alleen als je hier actief toestemming voor hebt gegeven
4. Beveiliging en wettelijke verplichtingen
Cameratoezicht op locatie	Gerechtvaardigd belang	Voor de veiligheid van medewerkers, bezoekers en eigendommen
Wettelijke verplichtingen	Wettelijke verplichting	Bijvoorbeeld voor belastingadministratie of identificatieplicht

Geautomatiseerde besluitvorming

Pro Warehouse neemt geen beslissingen op basis van geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Pro Warehouse) tussen zit.

Bewaartermijn

Pro Warehouse bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden of zolang als vereist op grond van wet-en regelgeving. De volgende richtlijnen worden gehanteerd:

Contact en communicatie

Contactverzoeken (e-mail, formulieren): maximaal 1 jaar na afhandeling
Sollicitatiegegevens:
- Tot 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure
- Tot 1 jaar indien toestemming is gegeven
Tender- en aanbestedingsgegevens:
- Inschrijvingen en bijbehorende documenten: maximaal 7 jaar na afronding van het aanbestedingstraject
- Prospectgegevens (niet-gehonoreerd): maximaal 2 jaar na afwijzing, tenzij eerder bezwaar gemaakt

Dienstverlening en uitvoering

Klantgegevens: tot 7 jaar na het einde an de klantrelatie (in verband met fiscale bewaarplicht)

Analyse en Marketing

Beveiliging en wettelijke verplichtingen

Camerabeelden: tot 28 dagen na opname, tenzij een incident aanleiding geeft tot langere bewaring
Overige gegevens die onder wettelijke bewaarplicht vallen: tot 7 jaar (bijv. voor fiscale of administratieve verplichtingen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Pro Warehouse deelt jouw persoonsgegevens uitsluitend met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst, zoals het leveren van bestelde producten of diensten (bijvoorbeeld bezorgdiensten en betalingsverwerkers). Ook kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Pro Warehouse verkoopt jouw persoonlijke gegevens nooit aan derden.

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen. Pro Warehouse blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken

Pro Warehouse maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de functionaliteit van onze website te verbeteren, gebruikersgedrag te analyseren en gepersonaliseerde inhoud aan te bieden. Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken en hoe je jouw voorkeuren kunt beheren, verwijzen wij je naar onze Cookieverklaring.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Pro Warehouse, je toestemming intrekken of een verzoek tot gegevensoverdracht indienen. Heb je jezelf aangemeld voor ontvangst van de nieuwsbrief of soortgelijke mailings, dan kan je jezelf hiervoor te allen tijde afmelden, je gegevens worden dan verwijderd. Je kunt een verzoek sturen naar info@prowarehouse.nl.

We reageren uiterlijk binnen vier weken op jouw verzoek. Pro Warehouse wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link: Een tip of klacht indienen bij de AP

Beveiliging van persoonsgegevens en elektronische communicatie

Pro Warehouse neemt de bescherming van jouw gegevens serieus. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens, inclusief metadata en elektronische communicatie, te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige toegang. Pro Warehouse heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

ISO 27001: wij hebben alle maatregelen vanuit de ISO 27001 normering geïmplementeerd binnen onze bedrijfsvoering.
Versleuteling: wij maken gebruik van TLS (voorheen SSL) om alle gegevensuitwisseling te versleutelen. Dit herken je aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk van je browser.
Beveiligde opslag: onze systemen zijn beveiligd tegen onbevoegde toegang door middel van firewalls, toegangscontroles en periodieke audits.
Verwerkersovereenkomsten: wanneer wij derden inschakelen voor de verwerking van persoonsgegevens, maken wij passende afspraken. Dit gebeurt door middel van verwerkersovereenkomsten, waarin we technische en organisatorische maatregelen vastleggen zodat persoonsgegevens veilig worden verwerkt en beschermd tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Videobewaking

Pro Warehouse maakt gebruik van videobewaking voor de veiligheid van onze medewerkers en bezoekers. De camerabeelden worden opgenomen om een veilige werkomgeving te waarborgen en om snel te kunnen reageren op incidenten of bedreigingen. De beelden worden bewaard voor maximaal 28 dagen, tenzij er een specifieke veiligheidsnoodzaak is om ze langer te bewaren. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot de beelden.

Wijzigingen in de Privacyverklaring

Pro Warehouse behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring aan te passen. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. We raden je aan om deze pagina regelmatig te bekijken, zodat je op de hoogte blijft van de meest recente versie. Deze Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 5 augustus 2025.