Pro Warehouse, gevestigd aan Hullenbergweg 103, 1101 CL Amsterdam, is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die via onze website https://www.prowarehouse.nl, gerelateerde extensies, e-mailcommunicatie en andere middelen worden verzameld. De verklaring geldt voor bezoekers van onze website, klanten, zakelijke relaties, bezoekers van evenementen, sollicitanten en andere betrokkenen, met uitzondering van personen die werkzaam zijn bij Pro Warehouse.

Contactgegevens

• Website: https://www.prowarehouse.nl

• Adres: Hullenbergweg 103, 1101 CL Amsterdam

• KVK-nummer: 34259112

• Tel: +31 88 776 70 00

• E-mail: info@prowarehouse.nl

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via de bovenstaande gegevens.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Pro Warehouse verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten, bestellingen plaatst, solliciteert, contact met ons opneemt of anderszins met ons communiceert. Hieronder vind je een overzicht van de categorieën persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken:

1. Identificatie en contactgegevens

• Voor- en achternaam

• Adresgegevens

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• IP-adres

2. Gebruiks- en gedragsgegevens

• Gegevens over jouw activiteiten op onze website

3. Betaal- en transactiegegevens

• Betalingsgegevens

4. Sollicitatiegegevens

• Sollicitatiegegevens (zoals sollicitatiebrief, Curriculum Vitae (CV), referenties en correspondentie)

5. Tenders en aanbestedingen

• Gegevens van contactpersonen die betrokken zijn bij tenders en aanbestedingen (zoals naam, functie, zakelijke contactgegevens en ondertekende verklaringen)

6. Overige actief verstrekte gegevens

• Overige persoonsgegevens die je actief aan ons verstrekt (bijvoorbeeld in correspondentie, telefonisch contact of door een profiel op onze website aan te maken

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens op basis van wettelijke verplichtingen, zoals gegevens voor de belastingaangifte of identificatieplicht.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Wij verwerken geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

Doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens

Pro Warehouse verwerkt persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. In de onderstaande tabel lichten we per doel toe op basis van welke grondslag(en) de verwerking plaatsvindt en wat deze inhoudt:

Geautomatiseerde besluitvorming

Pro Warehouse neemt geen beslissingen op basis van geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Pro Warehouse) tussen zit. 

Bewaartermijn

Pro Warehouse bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden of zolang als vereist op grond van wet-en regelgeving. De volgende richtlijnen worden gehanteerd:

1. Contact en communicatie

• Contactverzoeken (e-mail, formulieren): maximaal 1 jaar na afhandeling

• Sollicitatiegegevens:

  • Tot 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure

  • Tot 1 jaar indien toestemming is gegeven

• Tender- en aanbestedingsgegevens:

  • Inschrijvingen en bijbehorende documenten: maximaal 7 jaar na afronding van het aanbestedingstraject

  • Prospectgegevens (niet-gehonoreerd): maximaal 2 jaar na afwijzing, tenzij eerder bezwaar gemaakt

2. Dienstverlening en uitvoering

• Klantgegevens: tot 7 jaar na het einde an de klantrelatie (in verband met fiscale bewaarplicht)

3. Analyse en Marketing

• Marketinggegevens (nieuwsbrief, events): maximaal 2 jaar na laatste contactmoment, tenzij je je eerder afmeldt

• Websitegegevens (cookies en analytische gegevens): zie onze Cookieverklaring; max. 24 maanden bij gebruik van Google Analytics

4. Beveiliging en wettelijke verplichtingen

• Camerabeelden: tot 28 dagen na opname, tenzij een incident aanleiding geeft tot langere bewaring

• Overige gegevens die onder wettelijke bewaarplicht vallen: tot 7 jaar (bijv. voor fiscale of administratieve verplichtingen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Pro Warehouse deelt jouw persoonsgegevens uitsluitend met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst, zoals het leveren van bestelde producten of diensten (bijvoorbeeld bezorgdiensten en betalingsverwerkers). Ook kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Pro Warehouse verkoopt jouw persoonlijke gegevens nooit aan derden.

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen. Pro Warehouse blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken

Pro Warehouse maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de functionaliteit van onze website te verbeteren, gebruikersgedrag te analyseren en gepersonaliseerde inhoud aan te bieden. Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken en hoe je jouw voorkeuren kunt beheren, verwijzen wij je naar onze Cookieverklaring.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Pro Warehouse, je toestemming intrekken of een verzoek tot gegevensoverdracht indienen. Heb je jezelf aangemeld voor ontvangst van de nieuwsbrief of soortgelijke mailings, dan kan je jezelf hiervoor te allen tijde afmelden, je gegevens worden dan verwijderd. Je kunt een verzoek sturen naar info@prowarehouse.nl.

We reageren uiterlijk binnen vier weken op jouw verzoek. Pro Warehouse wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link: Een tip of klacht indienen bij de AP

Beveiliging van persoonsgegevens en elektronische communicatie

Pro Warehouse neemt de bescherming van jouw gegevens serieus. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens, inclusief metadata en elektronische communicatie, te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige toegang. Pro Warehouse heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen: 

• ISO 27001: wij hebben alle maatregelen vanuit de ISO 27001 normering geïmplementeerd binnen onze bedrijfsvoering.

• Versleuteling: wij maken gebruik van TLS (voorheen SSL) om alle gegevensuitwisseling te versleutelen. Dit herken je aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk van je browser.

• Beveiligde opslag: onze systemen zijn beveiligd tegen onbevoegde toegang door middel van firewalls, toegangscontroles en periodieke audits.

• Verwerkersovereenkomsten: wanneer wij derden inschakelen voor de verwerking van persoonsgegevens, maken wij passende afspraken. Dit gebeurt door middel van verwerkersovereenkomsten, waarin we technische en organisatorische maatregelen vastleggen zodat persoonsgegevens veilig worden verwerkt en beschermd tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Videobewaking

Pro Warehouse maakt gebruik van videobewaking voor de veiligheid van onze medewerkers en bezoekers. De camerabeelden worden opgenomen om een veilige werkomgeving te waarborgen en om snel te kunnen reageren op incidenten of bedreigingen. De beelden worden bewaard voor maximaal 28 dagen, tenzij er een specifieke veiligheidsnoodzaak is om ze langer te bewaren. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot de beelden.

Wijzigingen in de Privacyverklaring

Pro Warehouse behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring aan te passen. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. We raden je aan om deze pagina regelmatig te bekijken, zodat je op de hoogte blijft van de meest recente versie. Deze Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 5 augustus 2025.