Creatief bureau Megawatt vertrouwt op Apple-specialist Pro Warehouse voor zorgeloze IT.
Een samenwerking die meer oplevert dan enkel technische ondersteuning.
Megawatt, een 360 graden activatiebureau uit Eindhoven, groeide in tien jaar tijd uit tot een organisatie met 60 medewerkers. Het bureau werkt voor aansprekende merken als Douwe Egberts, Mexicano, Grolsch, Netflix en Jack Daniels. Met die groei ontstonden ook nieuwe IT-uitdagingen. “Uit ervaring bij vorige werkgevers weet ik dat je bij kleinere organisaties veel zelf kunt doen. Laptops worden bij een elektronicawinkel aangeschaft en iedereen werkt samen op Google Drive”, vertelt Bouwmans. “Maar een organisatie met de omvang van Megawatt is dat niveau allang ontgroeid. We wilden verder professionaliseren.”
Vorig jaar kwamen Niel Heesakkers, Teamlead Creatie bij Megawatt, en Office Manager Lisa Timmermans tot de conclusie dat de samenwerking met de toenmalige IT-partner niet meer naar behoren werkte. Er werd gezocht naar een nieuwe partner die beter aansloot bij de behoeften van het groeiende creatieve bureau. Uit het selectieproces kwamen twee partijen naar voren.
Pro Warehouse was een van die partijen. Voor Heesakkers was dat geen onbekende naam - hij kende het bedrijf al uit zijn netwerk en eerdere ervaringen. Na gesprekken met beide kandidaten gaf de proactieve houding en het solide verhaal van accountmanager Martijn van Pro Warehouse de doorslag. Het bevestigde wat het team van Megawatt al vermoedde: dat ze hier de specialistische partner hadden gevonden die ze nodig hadden.
Toen Bouwmans in augustus 2023 bij Megawatt begon, was de keuze voor Pro Warehouse al gemaakt en de transitie net gestart. “Ik kwam er precies op het juiste moment in”, vertelt ze. “De implementatie was net begonnen en ik kon direct de voordelen ervaren.” Als IT-verantwoordelijke merkte ze vanaf dag één het verschil. “Voorheen waren collega's veel tijd kwijt aan het handmatig regelen van on- en offboarding. Maar met zestig medewerkers kun je simpelweg niet de hele dag vraagbaak zijn voor IT-problemen. De structuur die Pro Warehouse bracht, was precies wat het bedrijf nodig had.”
Specialistische kennis maakt het verschil.
De overstap naar Pro Warehouse markeert een belangrijke ontwikkeling voor Megawatt. “Het grootste verschil voor medewerkers is dat ze nu zelf meer controle en regie hebben”, legt Bouwmans uit. “Ze zijn minder afhankelijk van iemand binnen de organisatie en kunnen direct schakelen met Pro Warehouse. Als een medewerker thuis werkt en niet op de server kan komen, belt die direct Pro Warehouse. Die kunnen meekijken en het probleem oplossen.”
De specialistische Apple-kennis blijkt goud waard in situaties waar het echt spannend wordt. Bouwmans herinnert zich een incident waarbij de internetverbinding vrijwel wegviel. “Je kunt je voorstellen dat een bedrijf als Megawatt draait op internet. We bellen met klanten, pitchen soms zelfs via Teams. Als dat niet werkt, is dat bijzonder vervelend.” Hoewel het netwerk op dat moment niet onder beheer van Pro Warehouse viel, sprong de dienstverlener wel onmiddellijk voor Megawatt in de bres. “Ze zijn hier toen vrijwel meteen naartoe gekomen, met twee engineers. Die hebben het hele netwerk nagelopen, testen gedaan, dingen aangepast en een rapport uitgedraaid. Ze hebben verschillende instellingen geoptimaliseerd, sommige dingen omlaag gezet, andere juist omhoog. Na een halve dag konden wij weer internetten en ook nog op hogere snelheid.”
Wat Bouwmans vooral waardeert: “Het netwerk staat eigenlijk op de planning om compleet opnieuw aangelegd te worden door Pro Warehouse. Maar we zaten nu met een acuut probleem binnen de bestaande infrastructuur die nog niet bij hen in beheer was. Toch dachten ze direct mee als troubleshooter, en kwamen met een oplossing die ons uit de brand hielp. Tot het nieuwe netwerk er is, kunnen wij weer volle bak door. Daar ben ik ontzettend blij mee.”
“In een bedrijf waar creativiteit de hoofdrol speelt, moet technologie simpelweg werken. Zonder gedoe.”
Van losse diensten naar geïntegreerde aanpak.
De samenwerking begon met het beheer van de Mac-omgeving, maar breidde al snel uit. “We zijn gestart met het Mac-beheer en Microsoft 365. Nu gaan ze ook ons netwerk aanpakken en kijken we naar de implementatie van een wachtwoordkluis met 1Password”, vertelt Bouwmans. Deze geïntegreerde aanpak levert directe voordelen op: “Al onze Macs zitten nu in beheer. We hebben precies gelogd wie welke Mac heeft. Ze worden bij wisseling goed gewist en opnieuw geïnstalleerd. Alles wordt automatisch uitgerold als je een Mac opstart. Dat scheelt enorm veel tijd bij on- en offboarding.”
Ook op andere vlakken denkt Pro Warehouse actief mee. “Ze hebben bijvoorbeeld van veel mailboxen shared mailboxen gemaakt, wat iedere maand geld bespaart. En met een ander netwerkbeveiligingssysteem besparen we ook weer. Het is prettig als een partij meedenkt met wat je bedrijf nodig heeft.”
Flexibiliteit in een groeiend bedrijf.
De flexibiliteit van Pro Warehouse komt goed van pas in een snelgroeiend bedrijf als Megawatt. “Als ik een nieuwe werknemer heb en een Mac tekortkom, bestel ik die meteen bij Pro Warehouse. Zij zorgen dat alles in het systeem komt en uitgerold wordt zodra de Mac opstart. Kostentechnisch zorgen ze dat de prijzen matchen met wat je online vindt, dus je bent niet duurder uit.” Die flexibiliteit blijkt ook uit hoe Pro Warehouse omgaat met onverwachte situaties. “Als een laptop niet op tijd leverbaar is, sturen ze zelfs iemand langs om een laptop te komen brengen. Dat vind ik echt heel fijn, want een nieuwe medewerker zonder laptop, dat is natuurlijk onwenselijk.”
Zekerheid en vertrouwen.
Op de vraag wat de samenwerking voor haar persoonlijk betekent, licht Bouwmans op. “Pro Warehouse maakt onze professionalisering en digitalisering echt tastbaar. Als groeiend bureau, met de ambitie om de komende jaren nog veel verder door te ontwikkelen, geeft dat houvast. We werken met gevoelige klantdata die goed beschermd moet zijn, ook wanneer onze mensen onderweg zijn of thuiswerken. Die solide IT-basis brengt zekerheid én maakt het mogelijk om met plezier door te ontwikkelen.”
Bouwmans' advies aan andere creatieve bureaus die overwegen over te stappen naar een Apple-gespecialiseerde partner? “Doen! Het allerfijnste voor een creatief bureau is als je al je tijd en energie kunt stoppen in het zorgen voor vette ideeën. IT is vaak overige rompslomp – het moet gewoon werken, het moet gewoon doen. Op het moment dat je dit goed regelt, kun je je focussen op waar je echt goed in bent. Je wordt echt ontzorgd.” Daarnaast benadrukt ze het veiligheidsaspect: “Voor je gevoel is het ook fijn dat alles wat je voor klanten maakt, alle bestanden die je ontvangt, dat het allemaal veilig staat.”
Professionele partner voor groeiende bureaus.
De samenwerking tussen Megawatt en Pro Warehouse toont hoe een gespecialiseerde IT-partner kan bijdragen aan het groeipad van een creatief bureau. Door de technische zorgen uit handen te nemen, kunnen de creatievelingen zich richten op wat ze het beste doen: het bedenken van campagnes die impact maken. “Het is net zoals met sport”, concludeert Bouwmans. “Je wilt je energie stoppen in de prestatie, niet in de randvoorwaarden. Pro Warehouse zorgt dat wij kunnen presteren, zodat onze klanten kunnen excelleren.”