Hoe Pro Warehouse Maatwerk Arbeidsadvies helpt groeien zonder IT-zorgen.

Voor een arbo-organisatie die dagelijks met privacygevoelige medische gegevens werkt, is het voldoen aan strenge informatiebeveiligingsnormen geen keuze maar een verplichting. "Je wilt dat IT je ontzorgt," zegt Maxine van Berkel, kwaliteit- en systeembeheerder bij Maatwerk Arbeidsadvies. "Dat het gewoon goed en veilig gebeurt, zonder dat je daar constant mee bezig hoeft te zijn." Die rust vindt ze in de samenwerking met Apple-specialist Pro Warehouse.

Maatwerk Arbeidsadvies doet meer dan alleen arbodienstverlening. De organisatie begeleidt zieke werknemers én zet zwaar in op preventie. Daarbij werken ze dagelijks met privacygevoelige gegevens, wat strenge eisen stelt aan informatiebeveiliging. Niet voor niets is het bedrijf gecertificeerd volgens ISO 27001, NEN 7510 en ISO 9001. In anderhalf jaar tijd groeide Maatwerk van acht naar 22 medewerkers, verhuisde het naar een nieuw pand in Leiden en nam het een locatie in Meppel over. Die groei bracht nieuwe uitdagingen met zich mee, zeker op IT-gebied.

De keuze voor Apple-devices was jaren eerder al gemaakt, mede vanwege de ingebouwde beveiligingslagen en het gebruiksgemak. De bestaande IT-partner was gespecialiseerd in Microsoft en Windows. Vanwege de groei die Maatwerk doormaakte, ging het op zoek naar een additionele leverancier die ze kon ondersteunen in het beheer van MacBooks op afstand. Met de ISO-audits voor de deur, was de conclusie helder: er moest een partner bij komen die de producten van Apple echt begreep.

Pro Workplace->

Professioneel partnerschap

Na een grondige leveranciersbeoordeling viel de keuze op Pro Warehouse. Wat daarbij hielp, was de manier waarop Pro Warehouse omging met het feit dat Maatwerk al een andere IT-partner had voor Microsoft-beheer en het netwerk. "Ik heb het als zeer prettig ervaren dat Pro Warehouse nooit de druk heeft uitgeoefend om volledig naar hen over te stappen," zegt Maxine. "Ze waren altijd bereid om met de andere partij te overleggen. Dat vind ik professioneel."

De impact van de overstap naar Pro Warehouse was meteen voelbaar. Vooral het onboarden van nieuwe medewerkers is nu een stuk eenvoudiger. "Je krijgt een MacBook opgestuurd, of je kunt hem zelfs direct naar de nieuwe collega thuis laten sturen. Je stuurt de inloggegevens en ze kunnen aan de slag," zegt Maxine. "Dat scheelt enorm in tijd."

Daarnaast biedt het beheer via Jamf Pro een veiligheid die essentieel is voor een organisatie als Maatwerk Arbeidsadvies. Updates worden automatisch doorgevoerd, maar wel binnen strakke kaders. "De computer is bij ons echt een middel, geen doel," legt Maxine uit. "Onze mensen focussen zich op hun kerntaak: het adviseren van klanten en hun medewerkers. Het is voor mij belangrijk dat het systeem zo is ingericht dat ze zich daar volledig op kunnen richten, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over de techniek. Daarbij is het voor mij heel belangrijk om te weten dat collega’s niets onbewust fout kunnen doen, waardoor onze informatiebeveiliging gevaar loopt."

Maxine van Berkel, kwaliteit- en systeembeheerder bij Maatwerk Arbeidsadvies: “Ze blijven mogelijkheden onderzoeken, zelfs als iets in eerste instantie niet haalbaar lijkt. Ik waardeer die collaboratieve aanpak enorm.”

Wat Maxine het meest waardeert, is de proactieve houding van Pro Warehouse. Een sprekend voorbeeld is het verzoek om Microsoft Teams als standaard bel-app in te stellen op de MacBooks. Teams fungeert als telefonie-oplossing bij Maatwerk, maar moest nog als standaard-app op een MacBook worden ingesteld. Dat lukte intern niet direct. “Ik had het voorgelegd bij Pro Warehouse,” vertelt Maxine. “Ze zijn erin gedoken, hebben uitgezocht wat er nodig was en maakten het werkbaar. En inmiddels werkt Microsoft Teams zoals we het voor ogen hadden.”

Hoewel het voor Maxine geen kritische functionaliteit betrof, kwam Pro Warehouse dus snel met een werkende oplossing. "Dat typeert hun aanpak," zegt ze. "Ze blijven doorzoeken naar mogelijkheden, ook als iets in eerste instantie niet haalbaar lijkt. Dat meedenken waardeer ik enorm." Die flexibiliteit bleek ook toen Maatwerk de locatie in Meppel overnam, waar collega's jarenlang met Windows hadden gewerkt. "Pro Warehouse stuurde iemand ter plekke voor de implementatie," zegt Maxine. "Dat maakte de transitie voor onze collega's daar een stuk soepeler."

Streng beveiligd, toch flexibel

Voor een organisatie die moet voldoen aan NEN 7510 – de norm voor informatiebeveiliging in de zorg – en ISO 27001, is een waterdichte beveiliging geen keuze maar een verplichting. De werkplekken van Maatwerk zijn daarom ingericht volgens het strenge CIS Level 2. Desondanks is er ruimte voor flexibiliteit. Medewerkers kunnen tijdelijk beheerrechten aanvragen, bijvoorbeeld om een printer toe te voegen. Maar die optie bevat wel een extra beveiligingslaag: de tijdelijke beheerrechten vervallen na 10 minuten. Applicaties die in die periode buiten de toegestane kaders worden gedownload, worden na die 10 minuten automatisch weer verwijderd. "Zo blijft de integriteit van onze omgeving gewaarborgd, ook als iemand onbedoeld iets installeert dat niet is toegestaan."

Die balans tussen veiligheid en gebruiksgemak vereist ook bewustwording bij medewerkers. Maatwerk heeft daarom gedragsregels opgesteld en benadrukt regelmatig het belang van informatiebeveiliging. "Niet iedereen begrijpt meteen waarom bepaalde maatregelen nodig zijn," erkent Maxine. "Maar in de zorg, waar we met gevoelige patiëntgegevens werken, is dit onmisbaar."

De samenwerking met Pro Warehouse helpt Maxine om die beveiligingseisen te vertalen naar de praktijk. "Ik moet aan auditors kunnen uitleggen waarom bepaalde instellingen zo zijn geconfigureerd," zegt ze. "Omdat ik niet overal evenveel verstand van heb, is het waardevol dat ik altijd bij Pro Warehouse terecht kan om te sparren. Zeker als er ergens een datalek in het nieuws komt, zoals recent bij het bevolkingsonderzoek, wil ik weten of wij voldoende beschermd zijn."

Die toegankelijkheid en betrouwbaarheid zijn voor Maxine essentieel. "Als ze iets moeten uitzoeken, communiceren ze dat transparant. Maar ze komen altijd met een antwoord terug. In een tijd waarin cyberrisico's toenemen, geeft dat vertrouwen."

Ruimte voor de kerntaak

De samenwerking met Pro Warehouse heeft Maxine ook persoonlijk meer ruimte gegeven om zich op haar kerntaken te richten. Het aantal ad-hoc vragen van collega's is aanzienlijk afgenomen. "Voorheen moest ik bij veel technische vragen zelf op zoek naar een oplossing," zegt ze. "Nu kan ik collega's doorverwijzen naar de supportafdeling van Pro Warehouse, die de expertise in huis heeft om direct te helpen."

“De zekerheid dat de technische basis op orde is en medewerkers binnen veilige kaders werken, stelt me in staat om me op die strategische vraagstukken te richten.”

Dat betekent dat Maxine zich kan focussen op waar haar functie voor bedoeld is: ervoor zorgen dat de systemen aansluiten bij de bedrijfsprocessen. "Mijn verantwoordelijkheid ligt bij de functionele inrichting: wat hebben wij als organisatie nodig en hoe zorgen we dat de technologie daaraan bijdraagt," legt ze uit. "De zekerheid dat de technische basis op orde is en medewerkers binnen veilige kaders werken, stelt me in staat om me op die strategische vraagstukken te richten."

Wat Maxine waardeert, is de persoonlijke benadering ondanks de omvang van Pro Warehouse. "De lijnen zijn kort en de bereikbaarheid is goed," zegt ze. "Ze nemen de tijd voor overleg en dat maakt de samenwerking prettig."

Voor de toekomst verwacht Maxine steeds minder ondersteuning nodig te hebben voor dagelijkse zaken. Maar de zekerheid dat Pro Warehouse beschikbaar is, geeft rust. Zeker nu Maatwerk blijft groeien en het werk op afstand toeneemt. "Medewerkers die extern werken, vormen een groter beveiligingsrisico. Het is waardevol om te weten dat het beheer daarop is ingericht." Met een solide IT-basis en een partner die meedenkt, kan Maatwerk Arbeidsadvies zich richten op haar kerntaak: het adviseren van werkgevers en hun medewerkers en het bevorderen van gezondheid op de werkvloer.

Pro Workplace->